Inne z tego źródła
Inne o tej firmie
3 czerwiec 2008, 11:37
Archiwizacja dokumentów w firmie przez Internet
InneInternetOprogramowanieBiznes
ATA-INT.LTD wprowadza od czerwca br. możliwość korzystania za pomocą Internetu z programu WorkingDoc Lite, wspomagającego archiwizację dokumentów oraz zarządzanie procesami biznesowymi w firmie. Stworzony, rozwijany i modernizowany przez ATA-INT.LTD system w wersji internetowej został wyposażony w intuicyjny interfejs, możliwość przystosowania strony startowej pod kątem użytkownika oraz opcji zwiększających bezpieczeństwo przechowywanych danych .
Na początku czerwca ATA-INT. Ltd. Sp. z o.o. wprowadza na rynek system WorkingDoc Lite w wersji internetowej, który stanie się dostępny także dla małych i średnich przedsiębiorstw. Aby móc z niego korzystać wystarczy wnieść opłatę miesięczną w wysokości około 25 zł od każdego użytkownika korzystającego z systemu. W cenie zawarta została opłata licencyjna za używanie programu, opłata za administrację systemu i miejsce na serwerze. Doliczyć do niej należy koszt wdrożenia a więc importu dokumentów klienta do systemu oraz jego pierwszą konfigurację i szkolenia użytkowników.
Do tej pory z tego typu oprogramowania korzystały głównie duże firmy, ponieważ wprowadzenie systemu, pomimo że znacząco ułatwia zarządzanie dokumentami, wymaga poniesienia dodatkowych nakładów finansowych na stworzenie i obsługę systemu informatycznego czyli stworzenie infrastruktura oraz zatrudnienia obsługujących ją specjalistów.
-Dotychczas firmy mogły używać programu WorkingDoc Lite dokonując jego zakupu- teraz będą mogły z niego korzystać, wnosząc jedynie niewielka opłatę miesięczną, Nasze rozwiązania projektujemy doceniając różne punkty widzenia: finansowy, IT, administracji ale przede wszystkim użytkowników, dco powoduje, że nasze systemy zapewniają użytkownikom łatwą, wydajną i bezpieczną pracę.- mówi Michał Kacprowicz, ekspert CDIA+ Dyrektor Departamentu Innowacji i Wdrożeń ATA-INT. Ltd Sp. z o.o.
Jak to działa?
Użytkownik po dokonaniu opłaty otrzymuje dostęp do własnego konta na serwerze firmy ATA-INT.LTD. Od tego momentu może on gromadzić na nim wszystkie dokumenty firmy, poczynając od umów i projektów a na fakturach kończąc. Wystarczy, że dokument zostanie zeskanowany, opisany i umieszczony w systemie. Wdrożenie systemu rozpoczyna się od analizy struktury archiwum dokumentów firmy i przekazania ATA-INT. LTD zbioru istniejących już dokumentów do archiwizacji. Po zarhiwizowaniu dokumentów w systemie ATA-INT.LTD przekazuje Klientowi loginy osób uprawnionych do korzystania z systemu. Dokumenty, które pojawiają się w trakcie pracy z systemem na bieżąco, są już potem wprowadzane samodzielnie przez Klienta. Oprócz dokumentów podstawowych, jak wspomniane umowy, faktury czy zlecenia system WorkingDoc Lite umożliwia wprowadzanie notatek oraz załączników przydatnych w pracy ze zgromadzonymi zasobami. Gdy dokument raz znajdzie się w systemie, mogą z niego korzystać wszyscy uprawnieni użytkownicy niezależnie od miejsca, w którym się znajdą pod warunkiem, że będą mieć dostęp do Internetu.
Bezpieczeństwo
Do konta użytkownika mają dostęp tylko osoby wskazane przez przedsiębiorcę. Dodatkowo ze względu na bezpieczeństwo może on ograniczyć każdemu z użytkowników dostęp do wybranych dokumentów.
O bezpieczeństwo zebranych dokumentów dba sposób szyfrowania za pomocą protokołu SSL. Pozwala on na kodowanie przesyłanych danych za pomocą 128 bitowego klucza, co praktycznie uniemożliwia przejęcie danych przez osoby z zewnątrz. Protokół ten jest szeroko wykorzystywanego m.in. przez banki oferujące dostęp do konta za pośrednictwem sieci WWW.
Na zwiększenie bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów ma wpływ również, to że przedsiębiorca, korzystający z WorkingDoc Lite ma dostęp do historii przeglądanych dokumentów, co pozwala mu kontrolować przez kogo i kiedy dokumenty były oglądane.
Nowością dostępną w programie jest możliwość nadawania dokumentom znaku wodnego. Polega na tym, że osoba używająca systemu, po zalogowaniu zobaczy swoje imię i nazwisko na każdym oglądanym lub drukowanym przez siebie dokumencie. Rozwiązanie to powoduje, że pracownicy korzystający z systemu będą dbać o to, aby dokument opatrzony ich nazwiskiem nie dostał się w niepowołane ręce.
Powody wprowadzenia usługi
- Wprowadzenie usługi umożliwiającej tańsze korzystanie z programu WorkingDoc Lite pozwala nam na zdobycie sektora rynku, który był do tej pory zaniedbywany przez producentów oprogramowania - mówi Tomasz Nazaruk, prezes firmy ATA-INT.LTD - Na rynku większość przedsiębiorstw to małe i średnie firmy. Choć programy wspomagające zarządzanie dokumentami ułatwiłyby im funkcjonowanie, to takie firmy nie stać na wydatki związane z zakupem licencji oprogramowania oraz stworzeniem i obsługą infrastruktury potrzebnej do funkcjonowania całego systemu. Do tej pory, jeśli np. mała firma miała kilka oddziałów i chciała przekazać dane do biura księgowego, to aby faktura lub umowa została zaksięgowana, przedsiębiorca musiał ją wysłać pocztą lub dostarczyć samemu. Dodatkowo każda kopia zwiększała ilość papierowych dokumentów, zmniejszając tym samym szansę ich kontroli. Korzystając z WorkingDoc Lite wystarczy, że przedsiębiorca opłaci niewielki miesięczny abonament i mając dostęp do Internetu w dowolnym miejscu świata, będzie mógł uzyskać dostęp do konta, zarchiwizować nowe dokumenty oraz za jednym kliknięciem myszki uporządkować je i udostępnić wszystkim tym, którym na to pozwoli.
Wprowadzenie funkcji umożliwiającej korzystanie z oprogramowania i systemów informatycznych dzięki Internetowi staje się coraz tańsze. Pozwala to na upowszechnienie nowoczesnych technologii wśród osób i firm, których w dotychczasowych warunkach rynkowych nie było na to stać.
