Inne z tego źródła
Inne o tej firmie
6 maj 2008, 16:00
Kontrola kosztów drukowania i kopiowania dokumentów
InneKomputeryInternetOprogramowanieBiznes
Kontrola kosztów drukowania i kopiowania dokumentów w średnich oraz dużych przedsiębiorstwach pozwala planować, jak i też ograniczać wydatki. Niestety tradycyjne systemy kontroli są obarczone 5% marginesem błędu, ze względu na zastosowaną w nich technologię. Nowoczesne projekty takie jak „Doc-U-Measure” firmy ATA-INT.LTD są pozbawione tej wady.
W każdej firmie wszystkie drukarki, kopiarki, faksy, poszczególne działy firmy przypisać można do tzw. Miejsc Powstawania Kosztów (MPK). Przedsiębiorstwo, chcące ograniczyć koszty skupia się na tym jak usprawnić działanie MPK, tak żeby wymagały one jak najmniejszych nakładów finansowych na swoje funkcjonowanie. Usprawnienie działania każdego MPK wymaga jednak dokładnych danych na temat czynników, wpływających na powstawanie kosztów. Standardowe systemy kontroli wydruków w firmach są obarczone błędem uniemożliwiającym zbieranie takich danych.
Dlaczego pieniądze przeciekają nam przez palce?
Standardowy system kontroli drukowania i kopiowania dokumentów działa w ten sposób, że kiedy wykonujemy wydruk lub kopię dokumentu to informacja o tym jest wysyłana do serwera, na którym wiadomość zostaje zarejestrowana.
W takich systemach wszystkie dane dotyczące aktywności urządzeń dokumentowych zostają wysłane do serwera, który rejestruje czynności, zlicza ilość kopii oraz wydruków, przyporządkowuje je danej osobie lub działowi, czyli odpowiedniemu MPK i zapisuje te dane w swojej pamięci. Ponieważ zliczenie odbywa się na poziomie serwera to często pojawiają się błędy wynikające z niedopasowania funkcji serwera do realiów funkcjonowania urządzeń. Modelowym problemem jest np. sytuacja gdy użytkownik kopiując jeden dokument, zapisuje go w pamięci urządzenia a następnie wykonuje z niego kilka dodatkowych kopii. W takiej sytuacji system prawidłowo zarejestruje wykonanie jednej kopii, ale może nie podać informacji o całkowitej ilości realnie wykonanych wydruków. Inne problemy mogą pojawić się w przypadku awarii serwera, jego zawieszenia lub standardowych czynności związanych z koniecznością modernizacji lub konserwacji. Jeśli serwer będzie wyłączony, nawet przez kilka minut, to nie zarejestruje robionych w tym czasie wydruków i kopii. Podobny problem pojawi się, jeżeli od systemu zostanie odłączone samo urządzenie. Spowoduje to, że serwer nie zarejestruje robionych w tym czasie kopii i wydruków.
Przyjmuje się, że przy tradycyjnej metodzie zliczania kopii występuje margines błędu rzędu +/- 5%. Granica ta może się wydawać niewielka, jednak kiedy w przedsiębiorstwie powstaje dużo kopii i wydruków wówczas może się okazać, że koszty ponoszone z powodu błędu są wysokie.
W jaki sposób uniknąć błędów?
Najprostszym sposobem uniknięcia powyższych błędów jest rezygnacja z każdorazowego pośrednictwa serwera w zapisywaniu informacji na rzecz możliwości bezpośredniego sczytywania pełnych raportów bezpośrednio z urządzenia.
-„Doc-U-Measure” to system, który umożliwia pobieranie danych bezpośrednio z urządzeń - mówi Michał Kacprowicz, Dyrektor Departamentu Wdrożeń i Innowacji w firmie ATA-INT.LTD - Wystarczy by administrator zalogował się do systemu i zebrał dane dotyczące poszczególnych MPK. Dzięki temu rozwiązaniu likwidujemy margines 5% błędu i zyskujemy możliwość dokładnego przypisania kosztów poszczególnym MPK. Raport taki przedstawi dokładne dane na temat stron, które rzeczywiście opuściły urządzenie a nie tylko tych, o których informacja została wysłana na serwer.
Dodatkowo „Doc-U-Measure” pozwala na zastosowanie kart zbliżeniowych funkcjonujących w firmie, co eliminuje konieczność stosowania ręcznego wprowadzania kodów. Dzięki kartom urządzenie identyfikuje użytkownika na odległość.
Przy tak wysokiej precyzji ważną zaletą systemu jest jego decentralizacja i brak funkcji wymuszającej utrzymywanie ciągłego połączenia z serwerem. To rozwiązanie eliminuje problemy, które mogą powstać w chwili np. czasowej awarii lub konserwacji serwera, tak jak ma to miejsce w tradycyjnych systemach. W nowoczesnym systemie firmy ATA-INT.LTD, nawet odłączenie urządzenia od systemu, nie spowoduje utraty danych, a proces zliczania będzie kontynuowany i zapamiętywany i umieszczany w raporcie. Na korzyść tego typu rozwiązań może przemawiać fakt, że skuteczności zdecentralizowanych systemów zarządzania, jako pierwsza doceniła amerykańska armia, która rozpoczęła pracę nad nimi już pod koniec lat 60. XX wieku.
