Przechowywanie dokumentów to ważna kwestia, która powinna być rozważona przez każdą firmę. Dokumenty te mogą mieć różne formy, takie jak akt notarialne, umowy, faktury czy dokumenty kadrowe. Istotne jest, aby odpowiednio je przechowywać, by mieć do nich łatwy dostęp, a jednocześnie zabezpieczyć je przed zniszczeniem czy utratą.

Przechowywanie akt przez określoną ilość czasu

Akt notarialne, umowy czy wypisy z rejestrów publicznych, to dokumenty, które muszą być przechowywane przez określony okres czasu. W przypadku akt notarialnych jest to 30 lat, a w przypadku umów czy wypisów z rejestrów publicznych – 10 lat. Przechowywanie tych dokumentów w formie papierowej jest kłopotliwe, ponieważ wymaga dużo miejsca oraz jest podatne na zniszczenie. Dlatego coraz częściej firmy decydują się na przechowywanie dokumentów poprzez usługi firm zewnętrznych, np. takich jak Rhenus Data, co pozwala na łatwy dostęp do nich, a jednocześnie zabezpiecza przed zniszczeniem czy utratą.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów polega na ich trwałym przechowywaniu po upływie okresu, w którym są one potrzebne do celów bieżących. W przypadku dokumentów kadrowych jest to np. po zakończeniu współpracy z pracownikiem. Archiwizacja dokumentów pozwala na zachowanie ich dla celów historycznych czy statystycznych, a jednocześnie pozwala na zwolnienie miejsca w magazynie czy na serwerze.

Przechowywanie dokumentów kadrowych – ważne kwestie

Dokumenty kadrowe to dokumenty, które dotyczą pracowników firmy, takie jak umowy o pracę, świadectwa pracy czy dokumenty dotyczące urlopów czy zwolnień lekarskich. Przechowywanie tych dokumentów jest obowiązkowe ze względu na przepisy prawne, a także po to, aby mieć do nich łatwy dostęp w razie potrzeby, np. przy rozliczeniu składek ZUS. Dokumenty kadrowe powinny być przechowywane w sposób zabezpieczający przed zniszczeniem czy utratą, a jednocześnie pozwalający na łatwy dostęp do nich. W przypadku dokumentów kadrowych należy pamiętać o ochronie danych osobowych, dlatego ważne jest, aby mieć odpowiednie procedury bezpieczeństwa w miejscu ich przechowywania.

Podsumowując, przechowywanie dokumentów to ważna kwestia, która dotyczy różnych rodzajów dokumentów, takich jak akta notarialne, umowy czy dokumenty kadrowe. Warto rozważyć przechowywanie tych dokumentów przez firmę zewnętrzną, co pozwala na łatwy dostęp do nich, a jednocześnie zabezpiecza przed zniszczeniem czy utratą. Archiwizacja dokumentów pozwala na ich trwałe przechowywanie po upływie okresu, w którym są one potrzebne do celów bieżących. Proces ten powinien być zgodny z przepisami prawnymi oraz z zasadami ochrony danych osobowych.